Jak mám svolat shromáždění či členskou schůzi?

Jak mám svolat shromáždění či členskou schůzi?

V našem minulém článku jsme se obecně zabývali odpovědností členů statutárních orgánů SVJ či bytových družstev. V tomto článku se budeme věnovat jednomu z častých nešvarů, který může k problémům předsedy družstva či členů výboru SVJ přispět, a přitom je jednoduché se mu vyvarovat. Jde o pořádek při svolání schůze. Ostatně ne nadarmo se říká, že pořádek dělá přátele. „Shromáždění či členskou schůzi je potřeba svolat formální pozvánkou přesně podle stanov. Kromě místa, času a programu v ní musí být i podklady k jednotlivým návrhům, případně alespoň informace, kde jsou dané podklady k nahlédnutí (např. projekt rekonstrukce výtahu),“ říká Ondřej Preuss z webu DostupnyAdvokat.cz.

Pokud chcete v domě pořádek, je potřeba začít od pořádku v „papírech“. Kverulanti se totiž často chytají za stéblo drobné chyby při svolání schůze, která dopadla proti jejích zájmu. To může družstvo či společenství stát mnoho peněz a energie. Naopak v některých případech ani bezvadná dokumentace nezakryje vnitřní nepravosti v situacích, kdy si výbor společný majetek de facto „zprivatizoval“. Jen je potřeba vědět, na co se dívat.

Během naší právní praxe a řešení případů pro Dostupnyadvokat.cz jsme se setkali např. se sympatickým panem Oldou. Ten jako předseda pražského SVJ svolával v malém kolektivu sedmi jednotek schůze neformálně telefonem. Obrátil se na nás však jednou s tím, že mu nový soused poslal dopis zpochybňující všechny závěry na poslední schůzi učiněné, i když s nimi všichni kromě něj souhlasili. Doporučili jsme mu, ať schůzi raději svolá znovu již s formální pozvánkou a do té doby ať rozhodnutí pozdrží. Neformálně svolaná schůze bez jakéhokoliv záznamu by totiž skutečně mohla být napadena.

Toto doporučení bylo podloženo naší jinou současnou zkušeností. V jednom severočeském SVJ totiž výbor ovládaný jedním místním stavebním bytovým družstvem „válcoval“ sousedy natolik, že nedbal formalit v pozvánce ani v zápise ze schůze a prosadil si předražené služby a nevýhodné stanovy. Nám se však podařilo u Krajského soudu v Ústí na Labem danou zpackanou schůzi napadnout a nevýhodné stanovy zrušit. To přesto, že nejnovější judikatura Nejvyššího soudu i dalších soudů je vůči napadání schůzí společenství velmi rezervovaná a spíše schůzi ve většině případů „podrží“. Musí se však přinést správné argumenty.



Jak to dělají v SVJ Rozumná?

Jak jsme uváděli již v našem minulém článku, jako advokáti řešíme spíše následky nesprávného postupu, moc vzorných SVJ vlastně ani neznáme. Jak na to, si tedy ukážeme na fiktivním SVJ, kterému můžeme říkat SVJ Rozumná. Společenství se nachází na adrese Rozumná 22, ale také ho řídí uvědomělý výbor, který svou práci bere poctivě a snaží se ke všem záležitostem přistupovat zodpovědně. Předsedou našeho SVJ je Mojmír Starostlivý, který má všechna lejstra naprosto v pořádku.

Je si také vědom, že shromáždění se musí konat alespoň jedenkrát ročně a svolává ho perfektně navrženou pozvánkou. Ta musí být samozřejmě řádně zaslána všem členům SVJ, přičemž ve stanovách je možné určit, jakou konkrétní formou. V SVJ Rozumná mají prakticky nastaveno, že tak může být učiněno např. i e-mailem či smskou (u těch členů, kteří tyto kontaktní údaje poskytli, ostatním se zašle poštou). Mojmír Starostlivý nicméně raději všem ještě pozvánku vhodí do schránky a vyvěsí v domě na dostupném místě na nástěnce v přístupové chodbě.

Stanovy mohou určit přesnou lhůtu na rozeslání písemné pozvánky. Pokud ji neurčí, musí být shromáždění svoláno 30 dnů přede dnem jeho konání (dříve byla tato lhůta 15denní). Na termín dává dobrý předseda zvláštní pozor. I když však není dodržen, z rozhodnutí soudů plyne, že to nemusí být nutně důvod pro zrušení celé schůze, pokud se stěžovatel stejně shromáždění řádně účastnil.

"Pokud k pozvánce nejsou připojeny podklady týkající se programu jednání, je svolavatel povinen umožnit každému vlastníku jednotky včas se s nimi seznámit," říká Ondřej Preuss, zakladatel projektu Dostupnyadvokat.cz. Proto v SVJ Rozumná přikládají všechny podklady do e-mailu a zároveň je mají k dispozici v písemné podobě u pana předsedy na vyžádání. Netisknou tak kvanta papírů, a přesto dodrží literu zákona. Na každé pozvánce je tato informace výslovně uvedena. V pozvánce by tedy totiž vždy měla být alespoň informace, kde nebo u koho jsou dané podklady k nahlédnutí (např. projekt rekonstrukce výtahu). Musí se pak vycházet z předem daných podkladů. Z pozvánky musí být také zřejmé místo, čas a program jednání.

Všechny náležitosti svolání schůze lze dopředu správně nastavit po konzultaci s odborníkem. Pak se nemusí předseda SVJ či předseda družstva bát, že něco podcení a jeho SVJ či BD prohraje zbytečný spor.

Autor: Redakce Okolobytu.cz